Die nachfolgende Dokumentation gibt TopEase Nutzern einen ersten Überblick über die Modellierung mit BPMN 2.0 in TopEase Prozessmanagement. Die Modellierung in TopEase erfolgt nach dem Business Process Model and Notation Standard der OMG, mit Anpassungen der Funktionalität auf die Erfordernisse der Prozess-Governance. Weiterführende Modellierungsbeispiele finden Sie auf unserem Youtube-Channel, darüber hinaus bieten wir auch persönliche Schulungen rund um das Thema TopEase Business Process Management an.
In der Startoberfläche werden alle Prozesse in Form des zentralen Prozessmodells verwaltet. In Abhängigkeit der Nutzerrechte können hier neue Prozesse sowie Prozessdiagramme erstellt und verwaltet werden. Um direkt in die Modellierung zu wechseln kann über die „+“ Schaltfläche ein neues Aktivitätsdiagramm erstellt werden. Im nachfolgenden Screen wird der Name des Aktivitätsdiagrammes eingetragen sowie die Verortung in der Prozessstruktur.
Der Diagrammeditor öffnet immer das Standarddiagramm. In TopEase ist es möglich, mehrere Diagrammtypen für ein Prozessmodell zu hinterlegen. Je nach gewähltem Diagrammtyp ist es möglich weitere Informationen zum Prozess anzuzeigen, wie z.B. zu einzelnen Prozessschritten zugeordnete Kontrollen oder Assets (z.B. Softwaresysteme oder physische Assets wie z.B. Produktionsanlagen), oder den Prozessverlauf in SwimLanes mit Verantwortlichkeiten darzustellen. In Abhängigkeit des ausgewählten Diagrammtypes können weitere Schaltflächen im Diagramm-Editor angezeigt werden. Die Diagramm-Templates können über den TopEase Designer angepasst und verwaltet werden, die Schulung zur Einstellung von Diagramm-Templates kann über den Hersteller oder ThiemeBieg erfolgen.
Nachfolgend sind die wichtigsten Funktionen aufgeführt, alle Schaltflächen sind auch mittels Mouseover beschriftet:
Alle nachfolgenden Beispiele und Modelle wurde in englischer Sprache erstellt. In TopEase ist es möglich Modelle auch mehrsprachig zu modellieren und darzustellen.
Die BPMN Elemente werden mit der Maus in den Modellierungsbereich gezogen, und können hier mit den anderen Elementen vernetzt werden.
Nehmen Sie verschiedene Elemente in den Modellierungsbereich, und ziehen Sie einen Sequenfluss zwischen den Elementen durch Klick auf ein Element und ziehen der Maus bis zum nächsten Element:
Alle BPMN Elemente können beschriftet werden. Das Element wird ausgewählt, und in den Eigenschaften das Label ausgewählt und beschriftet. Das Diagramm aktualisiert sich automatisch.
In TopEase BPM (Prozessmanagement) können Diagramme automatisch formatiert werden. In Abhängigkeit des eingestellten Diagrammtypes wird das Diagramm horizontal oder vertikal formatiert. Die BPMN Diagrammeinstellungen können über den Administrationsarbeitsplatz eingestellt werden.
Zur Nutzung des automatischen Layouts wird auf die Schaltfläche „Layout“ geklickt, das Modell passt sich dann automatisch an.
Der BPMN 2.0 Standard der OMG (Objects Meta Group) unterstützt über 100 verschiedene Elemente. Um eine Eigenschaft eines Elementes auszuwählen, wird das Element selektiert (hier das Aktivitäts-Objekt), und bei Task Type der jeweilige Aufgabentyp ausgewählt. Die Auswahl der Typisierung von Gateways und Ereignissen erfolgt analog. Nach der Auswahl erscheint das passende Symbol im Element (hier: Send Message).
In TopEase Prozessmanagement als GRC software ist es möglich alle Elemente eines Diagramms mit eindeutigen Verantwortlichkeiten zu hinterlegen. Die Verantwortlichkeiten können anschließend in SwimLanes dargestellt werden.
Hierzu wird das Diagramm über die Exit-Schaltfläche verlassen und in der Navigationsstruktur das jeweilige Element ausgewählt und in das Tab „Übersicht“ navigiert.
Im Tab Übersicht können neue Rollen als Verantwortliche hinzugefügt werden. Es ist nicht notwendig eine Person anzugeben. Nach der Bestätigung der Änderung kann die Änderung für alle anderen Objekte durchgeführt werden.
Nachdem alle Aktivitäten eine Verantwortlichkeit erhalten haben, wird wieder in die Hauptaktivität gewechselt und dort das Modell geöffnet. Sollte das Modell über keine SwimLane Darstellung verfügen, muss ein andere Modelltyp ausgewählt werden.
Sollte wie im Beispiel bereits ein Diagramm mit SwimLanes verfügbar sein, kann es über den Doppelpfeil direkt geöffnet werden.
In TopEase BPM kann nach BPMN 2.0 Standard direkt ein SwimLanes modelliert werden. Hierzu ist die initiale Anlage von Swimlanes (wie oben im Beispiel) notwendig. Anschließend können weitere Objekte in die Swimlanes eingetragen werden. Die Objekte übernehmen automatisch die Eigenschaft der Swimlane.
Im nachfolgenden Beispiel wurde ein checkout Prozess eines Webshopes dargestellt:
Detaillierter Ablauf:
Prozesse starten immer mit einem oder mehreren Startevents, sowie enden mit einem oder mehreren Events. Der Startevent starten den „Checkout Prozess“.
Nachfolgend erfolgen zwei Aktivitäten (in der Shape Selection „Activity Shapes“), gefolgt von einem Gateway welcher eine erste Selektion dargestellt, die Prüfung ob der Kunde bereits „negativ“ bekannt ist und ausstehende Forderungen gegenüber dem Kunden bestehen. Im Negativfall soll der Kunde abgelehnt werden und der checkout abgebrochen werden. In TopEase wurde die Selektion mit einem exklusiven Gateway dargestellt. Die dem Gateway nachfolgenden Sequenzflüsse können über das Feld Bedingung beschriftet werden, und somit die Ausgänge des Gateways präzisiert werden. Der Ablehnung des Kunden folgt ein Prozessabbruch, welcher mit einem End-Event und „CANCEL“ Ereignistyp dargestellt wurde, der Ereignistyp kann in den Eigenschaften nach Klick auf das Ereignis ausgewählt werden. Die Formatierung als End-Event (breiter Rahmen) erfolgt in TopEase automatisiert.
Für Neukunden gibt es zwei Zahlungsmöglichkeiten, Bestandskunden mit positiver Kredithistorie wird zudem die Zahlung via Rechnung angeboten. Die lässt sich in BPMN 2.0 mit einem inklusive Gateaway darstellen, welches mehrere Ausgänge basierend auf eine Bedingung ermöglicht. Die Auswahl erfolgt über einen Klick auf das Gateway und Auswahl des „Entscheidungstyp“ in den Eigenschaften des Gateways.
Nach der Auswahl des Zahlungsmittels werden für Paypal und Kreditkarte die Zahlungen unmittelbar durchgeführt, dies wird durch ein Zwischenevent dargestellt. Die Formatierung (zwei Linien im Rahmen) erfolgt auch hier durch TopEase automatisch. Nach Abschluss der Zahlungen oder Ausstellung der Rechnung erfolgt die Freigabe zum Versand mit einer Mitteilung an die Logistik. Das End-Event wird automatisch formatiert, für die Mitteilung zum Versand wird der Event-Typ „Message“ ausgewählt. Die Auswahl erfolgt durch einen Klick auf das Event-Objekt, und Auswahl des Ereignistypes.
ThiemeBieg als preferred Partner der Business-DNA bietet maßgeschneiderte Schulungen sowie digitale Schulungsunterlagen zur Modellierung mit TopEase BPM an. Kontaktieren Sie uns für ein Erstgespräch.
TopEase unterstützt das Roundtrip-Engineering von BPMN 2.0 Modellen. Die BPMN 2.0 Import und Export-Funktionalität erfordert ein separates kommerzielles Plugin welches über ThiemeBieg beschafft werden kann. Der Import und Export von BPMN 2.0 Modellen ist sowohl über die Weboberfläche, als auch über den TopEase Designer (Administratorarbeitsplatz) möglich, über die Rollen- und Rechtesteuerung können die Zugriffsrechte auf die BPMN 2.0 Import und Exportfunktion eingeschränkt werden.
Die BPMN 2.0 Import und Exportfunktion wird oftmals wie folgt verwendet:
Konsolidierung von Prozessdaten aus Altsystemen oder Vorsystemen (z.B. Prozesse welche in den Fachbereichen via Website-Plugins in Drittsystemen dokumentiert wurden) in TopEase. Hierzu werden die Daten aus den Vorsystemen mittels bpmn-File exportiert und in TopEase eingelesen.
Steuerung des Prozessmodells und des Unternehmens in TopEase BPM: Verwaltung des gesamten Prozessmodells des Unternehmens, Darstellung der Abhängigkeiten zwischen den Prozessen, Aufbau und Verwaltung von übergreifenden Wertschöpfungsketten („value chains“), Management des Prozesslebenszyklus, Freigabe von Prozessen mittels elektronischem Workflow, Auswertung zu Prozess KPIs (z.B. Durchlaufzeiten) und Nutzung von Daten aus Drittsystemen (z.B. Handelssysteme) welche Daten an TopEase zur Unternehmenssteuerung zuliefern.
Im Export werden oftmals bpmn-Files an Prozessysteme zur Automatisierung von Prozessen und zur Ausführung von Prozessen übergeben. Die Prozesse in diesen Systemen leiten sich aus den Governance-Prozessen ab, weichen jedoch aufgrund der Automatisierung in der Beschreibung ab, der Fokus liegt nicht mehr auf Verantwortlichkeiten und Verantwortungsübergänge sowie Arbeitsprodukten wie in TopEase sondern auf die präzise Beschreibung der Prozessausführung mit Instanzen, technischen Schnittstellen und technischen Übergabeprodukten.
