5 Gründe warum KMUs eine Prozessmanagement-Software benötigen

In kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs) werden Prozesse oftmals in Textform und abteilungsindividuell dokumentiert. In vielen Fällen gibt es keine zusammenhängende Prozessdokumentation, oder unterschiedliche Dokumentationsstile und Dokumentationsgüten. Im Rahmen der Standardisierung von Unternehmen und Organisationsstrukturen, der Skalierung und Automatisierung von Prozessen sowie zur Verringerung von Einarbeitungszeiten unterstützen Prozessmanagementsysteme wesentlich.

Was sind Prozessmanagement-tools?

Prozessmanagement-tools oder Prozessmanagement Software bietet die grafische Modellierung von Prozessen und Informationsobjekten in Prozessen (z.B. unterstützende Assets). In State-of-the-Art Prozessmanagement-tools wie dem TopEase® Process Manager werden die Prozesse nach BPMN 2.0 Notation dargestellt, was die Lesbarkeit durch Dritte sowie Auditoren wesentlich vereinfacht. Darüber hinaus können verschiedene Prozessdarstellungen wie Swim-Lane Darstellungen nach Verantwortlichkeiten gewählt werden. Durch die technische Vernetzung im Hintergrund sind die Rollen nicht nur in den Grafiken sichtbar, sondern es können auch RACI Graphen für alle Rollen zu den jeweiligen Prozessen erstellt werden. Dies sorgt für Transparenz in den Prozessen sowie Transparenz bei den Prozessverantwortlichenund Prozessownern. Durch elektronische Workflows werden die Prozesse z.B. nach einem vier-Augen Prinzip freigegeben, das Prozessmanagement-tool wie TopEase informiert automatisch die Betroffenen Prozessmitarbeiter via Email über die Update. So können Arbeitsanweisungen / Standard-Operating-Procedures direkt in den Prozessen hinterlegt werden und aufwändige Freigabeverfahren und manuelle Dokumentenlenkungen entfallen.

Warum eigenen sich Prozessmanagement-tools auch für kleine und mittlere Unternehmen?

Insbesondere kleinere und mittlere Unternehmen stehen vor neuen Herausforderungen: Digitalisierung der Produkte und Aufbau der hierfür benötigten Softwareentwicklungs-, Integrations- und Qualitätsprozessen, Aufbau von neuen Qualifikationen im Bereich Software- und Hardwareengineering und Einarbeitung von neuen Mitarbeitern, bei gleichzeitiger Sicherung des Bestandsgeschäftes in einer zunehmend unsicheren Welt: Seit Beginn der Covid-19 Pandemie gab es mehrfach Verzögerungen und Zusammenbrüche von internationalen Lieferketten und schnell verändernde Marktlagen. Hinzu kommt ein zunehmend politisch unsicheres globales Umfeld, und der Trend zu ökologisch nachhaltigen Produkten und Wertschöpfungsketten. Aufgrund dieser Umstände sehen wir bei Unternehmen welche auf digitale Prozessmanagement-tools setzten nachhaltige und signifikante Wettbewerbsvorteile:

1. Schnellere Reaktion auf Marktänderungen und Adaption durch neue Wertschöpfungsketten senkt Risiken und erhöht die Produktivität

Prozessmanagement-tools wie TopEase® Process Management ermöglichen die schnelle Übersicht über alle eingebundenen Prozesspartner und Prozessobjekte. So lassen sich im Falle von Prozesschwierigkeiten nicht nur die Ansprechpartner und die Verantwortlichen identifizieren, sondern auch Alternativlösungen direkt in den Prozessen über neue Wertschöpfungsketten modellieren. Es können z.B. für Katastrophen fest definierte Wertschöpfungsketten und Prozessabläufe definiert werden, mit eigenen Übergabeobjekten (Informationen) und Verantwortlichkeiten.

 

Neben einzelnen Prozesschritten können auf Landscape-Ebene Prozesse und einzelne Prozessobjekte dargestellt werden: Die angebundenen Supplier (links in grau) können über Schnittstellen mit dem Supplier-Management verknüpft werden. Die in rot dargestellten Informationsflüsse und Arbeitsergebnisse können neben dem Prozessmanagement auch für die IT-Bebauung verwendet werden. 

Einzelne Aktivitätsschritte können als Prozessflüsse in der Prozessmanagement-Software dargestellt werden. Hier das Beispiel der „Internal Integration Services“ aus obenstehendes Grafik, modelliert in TopEase Process Management. 

Grafisch können so einzelne Prozessobjekte geändert werden, oder pro Prozessobjekt weitere Informationen z.B. für den Fall von Lieferschwierigkeiten hinzugefügt werden.

Grafische Übersichten wie die Übersicht von Prozessen nach Standorten oder Lieferanten nach Standorten ermöglichen die schnelle Identifikation z.B. bei Lieferschwierigkeiten durch eingeschränkten Grenzverkehr.

 

 

2. Sicherstellung von gleichbleibender Qualität in den Prozessen für die Kunden

Unternehmen mit mehreren Standorten stehen oftmals vor dem Problem der gleichbleibenden Ausbringungsqualität: Die Qualität der Lieferungen und Leistungen sollte auch in Außenstandorten der Vorgabe der Zentrale entsprechen – auf der anderen Seite sollen Kundenanfragen in allen Standorten mit gleicher Professionalität abgearbeitet werden. Zur Sicherstellung der gleichbleibenden Prozessqualität empfehlen wir die Definition von Standardprozessen, welche aufgrund lokaler Gegebenheiten variieren können. Die Einhaltung der Prozessvorgaben wird über unternehmensweite Kontrollen gewährleistet, welche im Rahmen des Prozessmanagements durchgeführt werden und prozessual verankert sind. Prozessmanagement-tools wie TopEase bieten die Möglichkeit interne Kontrollsysteme (IKS) direkt in das Prozessmanagement zu integrieren.

Informationen zu Kontrollen werden in den grafischen Prozessdiagrammen (hier: Payment Information in rot) dargestellt. Die Ausführung der Kontrollen sowie die Nachweise der Kontrollergebnisse können über ein angeschlossenes IKS-System gesteuert werden.

3. Kostensenkung durch Optimierung von Prozessen, Identifikation von Automatisierungspotentialen

Die grafische Analyse in der Prozessmanagement-Software ermöglicht das Aufdecken von Prozessschwächen. In unseren Beratungsprojekten treffen wir oftmals auf hohe Prozessvarianzen oder komplexe Prozessketten welche jedoch keine Differenzierung für das Kernprodukt darstellen. Optimierungsmöglichkeiten bieten sich durch:

Die Optimierung von Prozessen bringt auch Vorteile für andere Unternehmensteile: Die Komplexität in den prozessunterstützenden IT-Systemen wird geringer, Schnittstellen lassen sich besser definieren und die gesamte Arbeitsbelastung sinkt. Insbesondere in gewachsenen Strukturen hilft die Prozesstransparenz der Prozessmanagement-tools die Schnittstellen-Komplexität wesentlich zu verringern und die Nachvollziehbarkeit der Prozesse zu erhöhen.

4. Schnellere Einarbeitung von Mitarbeitern senkt Personalaufwand

Grafische Prozessdarstellungen sind durch die Mitarbeiter einfacher nachvollziehbar als komplexe in Textform beschriebene Prozesse. Zusätzliche Dokumente und ergänzende Anweisungen können in Prozessmanagement-tools pro Prozessaktivität oder Prozesselement hinterlegt werden. 

Die Nutzung von Standard-Darstellungen wie dem BPMN 2.0 (Business Process  Model Notation) Standard ermöglichen die schnelle Einarbeitung von Dritten in die Prozessdarstellungen. Abweichungen zwischen „gelebten“ und „dokumentierten“ Prozessen können so schnell identifiziert und abgestellt werden. Darstellungen wie z.B. die Swim-Lane Form zeigen den Mitarbeitern transparent die Prozessverantwortlichkeiten auf. Prozessmanagementlösungen bilden somit auch die Basis für das betriebliche Qualitätsmanagement: Die Prozesse enthalten nicht nur die Prozessvorgaben und Kontrollen, sondern werden über eine Workflowsteuerung in der Prozessmanagement-Software auch freigegeben und alle im Prozess betroffenen Mitarbeiter automatisch über Änderungen informiert.

5. Schnellerer und kostengünstigerer Aufbau von Dokumentationen für Zertifizierungen

Unternehmen welche Zertifizierungen, z.B. ISO 9001 (Qualitätsmanagement) oder ISO 13485 (Qualitätsmanagement Medizinprodukte) anstreben stehen vor der Herausforderung der Dokumentation ihrer Prozesse und der Handlungsanweisungen für die Mitarbeiter. Oftmals wird mit Word-basierten Lösungen gestartet, diese sind jedoch schnell der limitierende Faktor bei wachsenden Unternehmen: Freigabeprozesse können nur mit Dritt-Tools implementiert werden, die Kollaborationsmöglichkeiten sind eingeschränkt, und die Dokumentenverwaltung bietet nur geringe Möglichkeit der Navigation zwischen den Prozessen oder die Prozessübergreifende Darstellung von Verantwortlichkeiten.

Hier bieten Prozessmanagement-tools Abhilfe: Verknüpfung aller relevanter Informationen, gesicherte Zugriffe für Auditoren, Transparente Darstellung von Kontrollen und Prozessen, automatische Dokumentenlenkung über Informationslenkung und Freigabeworkflows. Es entfällt wesentlicher Aufwand zum Aufbau der regulatorischen Compliance zur Umsetzung der Anforderungen für das System, dadurch dass Systeme wie TopEase bereits in der kritischen Infrastruktur eingesetzt werden und somit wesentliche Prüfkriterien im Standard erfüllen.

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